Comparar presupuestos de proveedores con IA sin mezclar alcance e impuestos

Guía preparada con apoyo de IA. Casos y resultados didácticos, con datos ficticios; adapta y comprueba las plantillas antes de utilizarlas.

Definir qué se compra antes de comparar precios

Dos ofertas de «equipamiento de aula» pueden incluir materiales diferentes. Escribe primero la necesidad: doce unidades, entrega en una dirección ficticia y montaje. Después compara cada oferta con ese alcance. El objetivo de la IA es ordenar condiciones y localizar vacíos, no decidir qué extras necesita la organización ni asumir que todos los proveedores ofrecen lo mismo.

En el caso ficticio, A ofrece doce unidades por 1.200 euros más 60 de transporte; B ofrece diez por 1.050 con transporte incluido y dos unidades adicionales a 110 cada una. Ninguno confirma montaje. Las cifras se han preparado para practicar comparación y no representan precios de mercado.

Pedir una matriz con supuestos separados

Compara las ofertas ficticias para 12 unidades. A: 1.200 euros por 12,
transporte 60. B: 1.050 por 10, transporte incluido; dos adicionales a 110 cada una.
Montaje no informado en ambas. Tratamiento de impuestos no especificado.
Devuelve alcance, cálculo base, condiciones ausentes y preguntas para cada
proveedor. No conviertas importes en totales finales ni inventes impuestos,
descuentos o plazo. No selecciones ganador sin criterios de compra.

Conviene mantener una columna con la cita original junto al valor normalizado. Así puede revisarse si «incluido» se refería al transporte o a otra condición. Si una cifra es ilegible, marca el importe pendiente y pide confirmación en lugar de completarlo por proximidad con otra oferta.

Rehacer los cálculos de la comparación

La base calculada de A es 1.260 euros. Para B, alcanzar doce unidades exige añadir 220 a 1.050: la base es 1.270 euros. La diferencia sobre esta base es diez euros. Esa comparación todavía no resuelve montaje, impuestos o plazo y no permite asegurar cuál será el coste final de la compra.

Un error frecuente sería comparar 1.200 con 1.050 y declarar B más barato, omitiendo dos unidades y transporte. Otro sería dividir por unidad y olvidar una cantidad mínima o servicio obligatorio. Revisa la operación a mano y conserva el rótulo «base calculada con datos disponibles» junto a cada importe.

Separar criterios de selección y datos ausentes

Antes de puntuar proveedores, acuerda qué pesa en la decisión: adecuación técnica, plazo confirmado, condiciones de soporte o coste completo. La IA puede presentar una matriz de criterios, pero sus ponderaciones no salen de los presupuestos. Si propone un peso del cincuenta por ciento al precio, debe quedar identificado como propuesta para discusión.

Cuando una oferta no informa una condición, escribe «no informado». No lo conviertas en «no incluido»: son estados distintos. Envía una misma pregunta de aclaración a todas las ofertas afectadas y registra la respuesta con fecha. La comparación debe actualizarse cuando llegue esa información, sin sobrescribir la versión inicial de la oferta.

Prueba de sensibilidad de la decisión

Como ejercicio, añade después que A exige 80 euros de montaje y B lo incluye. Las bases comparables cambian a 1.340 y 1.270. Explica por qué cambia el orden y qué incertidumbres permanecen. La prueba comprueba si la matriz incorpora nuevas condiciones de manera trazable y no se limita a defender la primera conclusión.

El informe de compra debe mostrar cálculos, supuestos, preguntas abiertas y criterios aprobados. La persona responsable decide con la documentación vigente. Para practicar no uses contactos reales, números de cuenta ni firmas comerciales; los datos ficticios bastan para comprobar la lógica del procedimiento.

Cómo seguir aprendiendo

Para situar este caso dentro de un método más amplio, consulta nuestra guía de productividad y ventas. Si quieres practicar con acompañamiento, revisa el programa del curso relacionado y comprueba sus objetivos, requisitos y modalidad antes de elegir.