Ficha para revisar un proveedor de IA antes de usar documentos de empresa

Guía preparada con apoyo de IA. Casos y resultados didácticos, con datos ficticios; adapta y comprueba las plantillas antes de utilizarlas.

Identificar lo que realmente se va a contratar

Dos modalidades de una misma marca pueden tener configuraciones y condiciones diferentes. En el caso ficticio de Faro, el equipo quiere resumir manuales internos con el servicio «Asistente Norte», pero solo dispone de una captura comercial. Antes de subir un documento, hay que identificar modalidad, cuenta, configuración propuesta y fecha de las condiciones consultadas.

No deduzcas garantías a partir de un eslogan como «seguro para empresas». Anota una pregunta concreta: «¿Qué condición de esta modalidad regula el uso de los documentos enviados?». Una referencia verificable permite retomar la revisión cuando cambie el servicio. El material comercial puede orientar las preguntas, pero no sustituye la documentación que deben valorar los responsables.

Preguntas y evidencias en columnas separadas

La ficha de Faro usa cuatro columnas: cuestión, evidencia localizada, duda pendiente y persona que debe resolverla. Incluye finalidad prevista, tipos de información, usuarios con acceso, conservación, exportación y eliminación, conexiones adicionales y procedimiento ante incidencias. No hace falta que el asistente responda por el proveedor: su función consiste en ordenar lo que se ha encontrado.

Para una cuestión sin documento escribe «No localizado», junto con la pregunta enviada por el canal habitual. «No localizado» no significa que el servicio carezca de esa función ni que resulte adecuado. La AEPD expone los principios aplicables al tratamiento de datos personales; la ficha no acredita su cumplimiento en un caso concreto.

Prompt para preparar una reunión de revisión

Con estas notas ficticias prepara una ficha de dudas, sin aprobar el servicio.
Servicio: Asistente Norte, modalidad por confirmar.
Uso previsto: resumir manuales internos de mantenimiento.
Disponemos de una captura comercial; no hay condiciones guardadas.
Organiza: dato confirmado, evidencia, pregunta pendiente, responsable.
No atribuyas condiciones a partir del nombre del servicio.
Termina con los documentos que necesitamos pedir antes de decidir.

La respuesta debe conservar la modalidad pendiente y la ausencia de condiciones guardadas. Una salida que afirme «no utiliza documentos para otros fines» inventaría una garantía. Pide que convierta esa afirmación en pregunta y elimina cualquier conclusión que no pueda asociarse a una evidencia del expediente.

Resolver contradicciones sin escoger la respuesta cómoda

Supón que una página comercial indica una opción de eliminación y una respuesta de soporte utiliza otro plazo. Guarda ambas referencias con fecha y pregunta a qué modalidad y situación se aplica cada una. No mezcles frases de productos distintos para fabricar una conclusión favorable. Si cambia la configuración durante la revisión, actualiza la identidad del servicio antes de cerrar la ficha.

Revisa también las conexiones. Un entorno aprobado para redactar texto puede adquirir otro alcance si se conecta al correo o a una carpeta compartida. La ficha debe describir esa propuesta concreta. Quien decide necesita conocer la información y acciones adicionales que la conexión permitiría, no solo una lista de funcionalidades.

Prueba sin documentos reales y decisión documentada

Mientras se resuelven las preguntas, elabora un manual ficticio de dos páginas con una regla y una excepción. Comprueba si el servicio conserva ambas al resumir. Esta prueba funcional ayuda a valorar la tarea, pero no resuelve las preguntas sobre condiciones, acceso o conservación. Mantén separados el resultado de la prueba y la decisión sobre información real.

El ejercicio final consiste en entregar la ficha a otra persona y pedirle que señale tres hechos confirmados y tres dudas. Si no puede distinguirlos, mejora las columnas. Cierra la revisión con una decisión identificada, su alcance y las condiciones necesarias para volver a examinarla. No conviertas el silencio de una persona en aprobación.

Cómo seguir aprendiendo

Para situar este caso dentro de un método más amplio, consulta nuestra guía de ia responsable. Si quieres practicar con acompañamiento, revisa el programa del curso relacionado y comprueba sus objetivos, requisitos y modalidad antes de elegir.