Cómo crear un inventario de usos de IA de tu equipo con una ficha por tarea

Guía preparada con apoyo de IA. Casos y resultados didácticos, con datos ficticios; adapta y comprueba las plantillas antes de utilizarlas.

Del nombre de una herramienta a una tarea concreta

En la empresa ficticia Brisa hay tres equipos que dicen utilizar «el asistente». Administración lo usa para corregir redacción, ventas para ordenar solicitudes y soporte para preparar respuestas. Si las tres actividades quedan en una misma fila, no sabrás cuál consulta documentos internos ni cuál entrega texto a un cliente. Crea una fila por tarea y conserva el departamento como contexto.

El inventario sirve para conversar sobre el uso y encontrar preguntas pendientes. No es una certificación ni una evaluación legal del sistema. Permite, por ejemplo, descubrir que existe una conexión automática desconocida para quien preparó el listado. Empieza con una entrevista breve y una demostración con datos ficticios, sin pedir a nadie que copie conversaciones privadas.

La ficha mínima del caso Brisa

Registra estos campos: tarea, entrada, herramienta o entorno, salida, destinatario, conexión con otros sistemas, responsable y fecha de revisión. Para soporte, la ficha del ejemplo dice: «borrador de respuesta sobre horarios; pregunta sin identificadores; entorno pendiente de confirmar; texto; agente de soporte; sin envío automático; responsable de soporte; revisión el 22 de octubre». El dato pendiente queda visible.

No completes «entorno empresarial» solo porque se utiliza un correo corporativo para iniciar sesión. Tampoco registres «datos anónimos» sin comprobar qué se elimina. Añade un campo de dudas y otro de evidencia, como una referencia al procedimiento revisado. Estos dos campos distinguen una declaración inicial de un uso observado y documentado.

Prompt para ordenar las entrevistas

Ordena estas notas ficticias en fichas, sin completar campos ausentes.
Administración corrige redacción; entrada y entorno por confirmar.
Soporte redacta horarios con preguntas sin identificadores.
No tiene envío automático; responsable: coordinadora de soporte.
Campos: tarea, entrada, entorno, salida, destinatario, conexiones,
responsable y dudas. Escribe «Pendiente» si la nota no lo confirma.
Separa las preguntas de seguimiento de las fichas.

La salida esperada contiene dos fichas, no una aprobación de las tareas. Administración debe conservar varios pendientes. Soporte debe reflejar que el destinatario inmediato es quien revisa el borrador. Si la salida afirma que los mensajes se envían automáticamente, contradice la entrada y debe corregirse antes de usar el inventario.

Cómo detectar usos que quedaron fuera

Pregunta qué sucede justo antes y después del asistente. Un trabajador puede copiar manualmente texto desde una hoja y otro utilizar una integración que consulta una carpeta. Aunque ambos redacten el mismo tipo de informe, sus entradas y conexiones requieren fichas distintas. Revisa también tareas esporádicas, como preparar una campaña trimestral, que una entrevista sobre «el día habitual» podría omitir.

Elige una ficha y pide reconstruir el recorrido con un ejemplo sintético: qué se selecciona, qué se pega, qué respuesta se conserva y quién la recibe. Si no se puede explicar algún paso, anota la duda. La reconstrucción debe describir el proceso observado, sin convertir una suposición del entrevistador en un hecho.

Mantenerlo útil después de la primera versión

Define un motivo de actualización: cambio de tarea, proveedor, fuente de datos, conexión o destinatario. No hace falta editar todas las fichas cuando solo cambia un texto de ayuda. Conserva la fecha y el alcance de cada revisión para saber qué se comprobó realmente. La persona responsable debe poder corregir una ficha que ya no representa el trabajo.

Como ejercicio, añade al caso de soporte una consulta automática de pedidos. Deben cambiar al menos entrada, conexión y dudas pendientes. Si solo cambias el nombre de la herramienta, el inventario no está capturando la transformación del uso. La práctica termina cuando otra persona puede explicar el recorrido leyendo la ficha, sin tener que adivinar sus conexiones.

Cómo seguir aprendiendo

Para situar este caso dentro de un método más amplio, consulta nuestra guía de ia responsable. Si quieres practicar con acompañamiento, revisa el programa del curso relacionado y comprueba sus objetivos, requisitos y modalidad antes de elegir.